Politique de confidentialité (RGPD)

Version 1.0 — Dernière mise à jour : 1er août 2026
Entrée en vigueur : à la mise en production du Service

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1. Responsable de traitement

e-Legacy SASU (ci-après « e-Legacy ») est responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via ses services, notamment depuis les domaines e-legacy.fr, transmission-numerique.fr, prevoyance-digitale.fr et salle-du-souvenir.fr. La présente politique couvre également les traitements propres au service « Salle du Souvenir ». Contact : contact@e-legacy.fr.

2. Données collectées

• Compte : nom, prénom, email, téléphone, adresse, pays.
• Contenus déposés : documents, messages posthumes, volontés, bénéficiaires.
• Destinataires : personnes de confiance, héritiers, notaire (identité, coordonnées).
• Journal technique : logs, horodatages, métadonnées d’actions.
• Identifiants et secrets numériques : plateforme ou service concerné, URL, identifiant, adresse électronique de connexion, directive posthume, destinataire autorisé et, lorsque l’Utilisateur choisit de l’enregistrer, mot de passe conservé sous forme chiffrée.
• Facturation : données nécessaires au paiement/abonnement (via prestataire).
• Données biographiques et mémorielles : souvenirs, opinions personnelles, préférences, relations, parcours de vie, réponses aux questionnaires et contenus destinés au livre biographique ou à l’agent IA.
• Personnalisation religieuse facultative : choix d’un symbole religieux destiné exclusivement à personnaliser le monument numérique de la Salle du Souvenir lorsque l’Utilisateur active volontairement cette option.
• Données relatives au décès : déclaration de décès, justificatifs, identité du déclarant, contrôles effectués, contestations et décisions prises.
• Données de vérification d’identité : nom, prénoms, date et lieu de naissance, type et pays du document, date d’expiration, copie chiffrée temporaire du justificatif, empreinte technique du fichier, date de dépôt, résultat du contrôle, motif d’un éventuel refus et informations de traçabilité de la décision.
• Données de prospection facultative : adresse e-mail, consentement marketing, date, adresse IP, navigateur, version du consentement et éventuel retrait.
• Données de consentement, de mandat et de preuve : version des documents acceptés, contenu et version des mandats numériques, identité des signataires, date, heure, adresse IP, signatures, retraits, révocations et modifications.
• Données de coordonnées et de rectification : coordonnées actuelles des Utilisateurs et personnes de confiance, date des mises à jour, identité de leur auteur et liste des champs modifiés.
• Données d’utilisation : connexions, appareils, navigateur, adresse IP, historique des actions et incidents de sécurité.
• Données concernant des tiers : informations contenues dans les documents, messages, souvenirs ou instructions déposés par l’Utilisateur.

3. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les champs nécessaires à la création du compte, au paiement, à la sécurité ou à l’exécution d’une fonctionnalité sont signalés comme obligatoires. Leur absence peut empêcher la création du compte, la souscription ou l’utilisation de la fonctionnalité concernée.

La transmission d’un justificatif d’identité par l’Utilisateur est facultative tant qu’aucune opération particulière ne nécessite une identité vérifiée. Elle est néanmoins recommandée afin de renforcer la sécurité du compte et de faciliter les contrôles ultérieurs.

L’absence de vérification préalable de l’identité de l’Utilisateur ne bloque pas, à elle seule, la procédure relative à son décès lorsque les autres informations et justificatifs permettent d’identifier suffisamment le compte concerné.

Lorsqu’une personne de confiance signale un décès, la transmission d’un justificatif devient obligatoire si son identité n’a pas déjà été vérifiée. Sans justificatif exploitable ou en cas de refus de la vérification, le décès ne peut pas être définitivement validé sur la base de ce signalement et les droits posthumes attribués au déclarant restent suspendus.

Les contenus biographiques, mémoriels et les informations destinées à l’agent IA sont facultatifs, sauf lorsqu’ils sont indispensables à la fonctionnalité expressément demandée.

Le choix d’un symbole religieux pour la Salle du Souvenir est strictement facultatif, désactivé par défaut et sans incidence sur l’accès aux autres fonctionnalités d’e-Legacy. Il peut être modifié ou retiré à tout moment.

4. Données concernant d’autres personnes

L’Utilisateur peut fournir les coordonnées de personnes de confiance, d’héritiers, de proches, de destinataires ou de professionnels. Il s’engage à ne communiquer que les informations nécessaires et à informer ces personnes lorsque cela est possible et approprié.

Lorsque les données n’ont pas été collectées directement auprès de la personne concernée, e-Legacy l’informe de leur origine, des finalités du traitement, de ses droits et des destinataires, dans un délai raisonnable et au plus tard lors de la première prise de contact ou de la première communication de ses données, sauf exception prévue par la réglementation.

5. Finalités & bases légales

• Fourniture du Service (création de compte, coffre-fort, exécution des volontés) — exécution du contrat.
• Conservation et transmission posthume des informations d’accès numériques : stockage sécurisé des informations enregistrées par l’Utilisateur et révélation au destinataire autorisé lorsque la directive « Transmettre les informations d’accès » a été expressément choisie —exécution du contrat.
• Sécurité, prévention de la fraude, traçabilité — intérêt légitime et obligations légales.
• Notifications et emails techniques — exécution du contrat.
• Marketing opt-in — consentement (désinscriptible à tout moment).
• Personnalisation religieuse facultative de la Salle du Souvenir— consentement, article 6(1)(a) RGPD, et consentement explicite, article 9(2)(a) RGPD. Ce consentement peut être retiré à tout moment.
• Création, signature, gestion et preuve des mandats numériques — exécution du contrat et intérêt légitime à assurer la traçabilité et la sécurité des directives.
• Mise à jour des coordonnées des Utilisateurs et personnes de confiance — exécution du contrat et respect du principe d’exactitude des données.
• Vérification de l’identité du titulaire du compte, des personnes de confiance et des déclarants — exécution du contrat et intérêt légitime à prévenir la fraude, l’usurpation d’identité et les accès posthumes non autorisés.
• Gestion posthume des données et exécution des directives — respect des directives enregistrées et du cadre prévu par la loi Informatique et Libertés pour les données relatives aux personnes décédées.
• Traitement des données des proches, déclarants, destinataires et personnes habilitées — exécution du contrat, obligation légale ou intérêt légitime selon la situation.
• Fourniture technique de l’agent IA activé par l’Utilisateur — exécution du contrat.
• Conservation de la preuve des consentements, directives et opérations — obligation légale et intérêt légitime à assurer la preuve et la sécurité du Service.

6. Destinataires & sous-traitants

Accès limité aux personnes habilitées d’e-Legacy. Des sous-traitants techniques peuvent intervenir pour l’hébergement, l’emailing, le paiement — notamment Stripe —, le stockage de fichiers, la sécurité et les fonctionnalités d’intelligence artificielle — notamment OpenAI —. Ils sont encadrés contractuellement lorsque nécessaire, notamment conformément à l’article 28 du RGPD.

Les personnes de confiance, destinataires, héritiers, professionnels ou autres personnes habilitées reçoivent uniquement les informations qui leur ont été attribuées par l’Utilisateur ou auxquelles elles disposent d’un droit d’accès prévu par la loi.

Sécurité des identifiants et secrets numériques

Les mots de passe et autres secrets numériques enregistrés dans les fonctionnalités prévues à cet effet sont conservés sous forme chiffrée. Leur révélation est soumise à des contrôles d’autorisation et n’intervient qu’au profit du destinataire autorisé lorsque la directive correspondante le permet.

Toute révélation d’un secret fait l’objet d’une journalisation de sécurité permettant notamment d’identifier l’auteur de l’accès, le compte concerné, la date, le résultat et le contexte d’autorisation. Le mot de passe ou le secret révélé n’est jamais inscrit dans ce journal.

7. Localisation et transferts internationaux

e-Legacy fait appel à plusieurs prestataires techniques pour fournir le Service. Selon la fonctionnalité utilisée et la configuration du prestataire, les données peuvent être hébergées ou traitées dans l’Union européenne, aux États-Unis ou dans d’autres pays dans lesquels ces prestataires ou leurs sous-traitants sont établis.

• Vercel : hébergement et exécution de l’application. Les fonctions serveur de Production sont configurées dans la région fra1 (Francfort, Allemagne).
• Neon : hébergement de la base de données PostgreSQL de Production dans la région eu-central-1 (Francfort, Allemagne).
• Vercel Blob : stockage privé des documents et contenus déposés, dans la région dub1 (Dublin, Irlande) pour le store de Production utilisé par e-Legacy.
• Scaleway Object Storage : conservation d’une copie indépendante de sauvegarde du stockage privé dans la région fr-par (Paris, France).
• Stripe : traitement des paiements et de la facturation, susceptible d’impliquer des transferts internationaux de données.
• Resend : acheminement des courriers électroniques, avec traitement ou stockage possible aux États-Unis.
• OpenAI : traitement des requêtes adressées aux fonctionnalités d’intelligence artificielle générative, notamment l’agent IA. Les données nécessaires à la requête peuvent être traitées dans le cadre de l’infrastructure et des sous-traitants d’OpenAI.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, e-Legacy veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagné lorsque nécessaire de mesures de protection complémentaires.

Certains prestataires peuvent également s’appuyer, lorsque les conditions réglementaires sont réunies, sur le cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis.

La liste actualisée des principaux sous-traitants, leurs fonctions et les pays concernés peut être obtenue à l’adresse contact@e-legacy.fr.

8. Durées de conservation

• Compte actif : pendant toute la relation contractuelle.
• Contenus du coffre-fort après fermeture du compte : suppression ou anonymisation dans un délai maximal de 90 jours, sauf demande de conservation temporaire, procédure posthume en cours, litige, obligation légale ou nécessité de préserver une preuve.
• Sauvegardes techniques : effacement progressif selon le cycle de rotation des sauvegardes, dans un délai maximal de 90 jours après la suppression des données actives.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois. Ils peuvent être anonymisés ou supprimés plus tôt lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
• Factures et pièces comptables : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné, sauf durée légale différente applicable.
• Procédure posthume : pendant la durée nécessaire aux contrôles, à l’exécution des directives, à la gestion des contestations et à la conservation des preuves associées.
• Messages posthumes programmés : jusqu’à leur date prévue, puis pendant la durée nécessaire à leur envoi, leur publication et à la traçabilité de l’opération.
• Salle du Souvenir : pendant sa période de publication et jusqu’à sa suppression par une personne habilitée ou selon les conditions de l’offre applicable.
• Communications promotionnelles : jusqu’au retrait du consentement ou, en l’absence d’interaction, pendant trois ans à compter du dernier contact. Une preuve minimale de l’opposition ou de la désinscription peut être conservée pendant trois ans afin d’éviter toute nouvelle sollicitation non souhaitée.
• Preuves des directives, mandats numériques et actions exécutées : pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
• Copie brute du justificatif d’identité : uniquement pendant la durée nécessaire à son contrôle, dans la limite maximale de trente jours après son dépôt. Elle est ensuite supprimée du stockage actif.
• Preuve de la vérification d’identité : les informations d’état civil contrôlées, le type de document, l’empreinte technique, les dates, le résultat de la vérification et les journaux associés peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat, à la procédure posthume et à la constatation, l’exercice ou la défense de droits.
• Coordonnées et historique de rectification : les coordonnées actuelles sont conservées pendant la relation contractuelle. Les anciennes coordonnées intégrées à un mandat signé peuvent rester présentes dans cette version historique pendant la durée de conservation applicable aux preuves du mandat.

9. Sécurité

• Chiffrement des données au repos et en transit.
• Hébergement sécurisé, contrôles d’accès, journalisation.
• Minimisation des données, cloisonnement et accès limité aux seules personnes qui en ont besoin pour leur mission.

10. Violation de données personnelles

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, e-Legacy procède aux notifications requises auprès de la CNIL et, lorsqu’un risque élevé existe, auprès des personnes concernées.

e-Legacy conserve une documentation interne des incidents, de leurs conséquences et des mesures correctrices adoptées.

11. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Certaines fonctionnalités d’e-Legacy utilisent des services d’intelligence artificielle fournis notamment par OpenAI. Ces traitements sont déclenchés lorsqu’une fonctionnalité utilisant l’intelligence artificielle est utilisée.

Selon la fonctionnalité demandée, e-Legacy peut transmettre à OpenAI la demande saisie par l’Utilisateur, un historique récent de l’échange ainsi que des éléments de contexte issus des contenus enregistrés dans e-Legacy et nécessaires à la génération de la réponse.

Pour les requêtes compatibles, e-Legacy configure l’API afin de ne pas demander la conservation de l’état applicatif de la réponse. Cette configuration n’exclut toutefois pas les traitements techniques ou journaux de prévention des abus susceptibles d’être conservés par OpenAI pendant une durée pouvant aller jusqu’à trente jours, sauf dispositif spécifique de conservation réduit applicable au compte utilisé.

Les données transmises à l’API OpenAI ne sont pas utilisées par OpenAI pour entraîner ou améliorer ses modèles par défaut, sauf activation volontaire d’un mécanisme optionnel de partage de données.

e-Legacy ne prend pas, sur le seul fondement d’un traitement automatisé, de décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative l’Utilisateur ou ses destinataires.

12. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, rectification, effacement, opposition, limitation et portabilité (art. 15 à 22 RGPD). Pour exercer vos droits : contact@e-legacy.fr. En cas de doute raisonnable sur votre identité, des informations supplémentaires ou un justificatif peuvent être demandés. e-Legacy répond dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; vous en êtes alors informé dans le délai initial d’un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

La rectification de coordonnées met à jour les informations utilisées pour les traitements futurs. Elle ne réécrit pas rétroactivement les mandats ou autres documents déjà signés, dont le contenu reste conservé comme élément de preuve. Une trace de la rectification peut leur être associée afin d’indiquer les coordonnées désormais applicables.

13. Cookies & traceurs

Cookies strictement nécessaires (authentification, sécurité, préférence de langue) déposés sans consentement. Mesures d’audience ou marketing : soumis à votre consentement via le bandeau cookies, que vous pouvez retirer à tout moment.

14. Mineurs

Le Service s’adresse aux personnes majeures. Aucune inscription de mineur non émancipé.

15. Modifications

e-Legacy peut mettre à jour la présente Politique. La version en vigueur est publiée sur cette page avec sa date de mise à jour. En cas de changement substantiel, une information préalable raisonnable est fournie.

16. Contact

Données personnelles : contact@e-legacy.fr

Voir également : Conditions générales d’utilisation et de vente (CGUV).